В 2019 году в кадровых документах надо исправить три пункта из-за изменений в законах. Один из них вступил в силу совсем недавно. Закон не только требует внести изменения в трудовые договоры, но обязывает компании и ИП своевременно отчитываться перед новым ведомством.

Условия труда по результатам спецоценки

Внесите изменения в трудовые договоры, если недавно провели спецоценку. По закону работодатель обязан описать условия труда в трудовом договоре (ст. 57 ТК).

Чтобы внести изменения, письменно уведомьте работника за два месяца до изменения трудового договора. Укажите в уведомлении причину, по которой пришлось вносить изменения. Если работник отказывается работать на новых условиях, письменно предложите ему другую вакансию. Когда сотрудника не устраивает ваше предложение или вакантных мест нет, работодатель вправе расторгнуть договор (п. 7 ст. 77 ТК).

Выходные для диспансеризации

Напишите в трудовом договоре или локальном акте, в каком порядке будете предоставлять сотрудникам оплачиваемые дни для диспансеризации. С 2019 года работодатель обязан отпускать работников на диспансеризацию (Федеральный закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ). Иначе работодателя оштрафуют на 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Напишите в договоре или локальном акте, в какой срок работник должен заявить о своем желании, на каких условиях руководитель отпустит работника пройти диспансеризацию.

Воинский учет

Напишите в трудовых договорах с призывниками и военнообязанными об обязанности предоставить документы воинского учета. Дело в том, что с 17 февраля 2019 года работодателю придется сообщать в военкомат о сотрудниках, которые должны встать на воинский учет, но не сделали этого. Известить военкомат нужно в течение двух недель после того, как выявили таких работников (Федеральный закон от 06.02.2019 № 8-ФЗ). Иначе компанию оштрафуют на сумму до 1000 руб. (ст. 21.1, 21.2, 21.4 КоАП).

Сотрудник, который отвечает за ведение воинского учета, ежегодно сверяет данные в личных карточках с документами сотрудников. Для этого собирает с работников актуальные документы. Будет проще, если в трудовом договоре обяжете сотрудников предоставлять их без напоминаний.